Wie Omnicom Media Group den Planungsprozess mithilfe von colea verbesserte.
Die Herausforderung
Omnicom Media Group erstellt einen monatlichen Forecast, der aus KPIs in diversen Kategorien besteht.
Durch einen Anstieg der Kundenanzahl wurde der auf MS Excel basierende Planungsprozess enorm aufwändig.
- Es werden mehr als acht Stunden damit verbracht, zahlreiche Excel Vorlagen für planende Benutzer vorzubereiten, indem Tabellenblätter mit Daten (IST- und Forecast Werte des letzten Monats) vorab befüllt werden.
- Die Kommunikation per E-Mail erschwert die Erhebung des aktuellen Abgabestatus der unterschiedlichen Kunden-Forecasts. Es werden mehr als 60 Tabellenblätter von mehr als 30 Planern gesendet und die eingereichten Daten müssen hin und wieder korrigiert und erneut eingereicht werden.
- Die manuelle Konsolidierung aller individuellen Tabellenblätter in ein Tabellenblatt ist aufwändig.
- Es ist schwierig, dem Management Zugang zu einem zentralen Berichtswesens zu geben, da Daten nur im Spreadsheet Format verfügbar sind.
Zeitersparnis
Die automatische Konsolidierung und Daten-Vorbefüllung reduzierte die manuellen Schritte erheblich.
Erhöhte Datenqualität
Höhere Forecast Qualität- und Granularität.
Bessere Entscheidungen
Mehr Zeit für Analysen und eine verbesserte Datenqualität führen zu besseren Entscheidungen.
Die Lösung
Omnicom Media Group arbeitete gemeinsam mit unseren Beratern zusammen, um ein Forecasting Modell in colea zu implementieren.
Eine Anforderung bestand darin, die Bedienbarkeit der Dateneingabe-Formulare ähnlich dem alten Prozess zu gestalten. Dies wurde mit dem flexiblen Formulargenerator und der integrierten Formel-Engine von colea erreicht.
Nun ist die Vorbereitung der Forecasts automatisiert. Die Vorbefüllung von Dateneingabe-Formularen erfolgt mithilfe von colea-Jobs, sodass keine manuellen Prozessschritte erforderlich sind.
Ein konsolidierter Forecast ist jederzeit verfügbar. Der Status der abgegebenen Kunden-Forecasts kann in Echtzeit eingesehen werden. Eine verwaltete Workflow-Funktion ermöglicht optional Abgaben an Benutzer zurückzuweisen, sodass Korrekturen eingearbeitet werden können.
colea integriert sich nahtlos in die unternehmensinterne BI-Umgebung. Darüber hinaus sind Daten für Ad-hoc-Analysen über MS Excel verfügbar.
Die Vorteile
Die Durchlaufzeit des Forecasts wurde von 15,5 Tagen auf 7,4 Tage reduziert.
Die Prozessschritte wurden von 16 auf 7 reduziert.
Die Anzahl der Vorlagen wurde von drei auf eine reduziert.
Analysten können aufgrund der Integration in die unternehmensinterne BI-Umgebung sofort auf unerwartete Abweichungen reagieren.
